Se já és um utilizador intensivo do Gmail, podes poupar imenso tempo se começares a usar também o gestor de tarefas integrado da Google. A ligação com o Google Tasks é demasiado prática para ser ignorada, especialmente se sentes que estás a perder o controlo da tua lista de afazeres.
Gmail como gestor de tarefas
Num mundo em que passamos cada vez mais tempo à frente de ecrãs e a gerir coisas na nossa cabeça, é muito fácil perder o fio à meada. Felizmente, existem inúmeros gestores de tarefas para nos ajudar a recuperar o controlo. O problema é que, por vezes, cria-se um verdadeiro caos de serviços e aplicações misturadas. Talvez guardes algumas coisas na app X por hábito, ou o teu chefe obrigue a usar a app Y. Não existe uma fórmula mágica para resolver esta fragmentação de um dia para o outro, mas os utilizadores do Gmail têm um trunfo importante na manga: o Tasks.
O Google Tasks não é propriamente uma novidade e é bem provável que já o conheças. A questão é: usas esta ferramenta em conjunto com o Gmail? A verdade é que ambos os serviços funcionam incrivelmente bem quando combinados, desde que adaptes ligeiramente o teu fluxo de trabalho. O segredo está em redefinir o que é (e o que não é) uma tarefa. Muitas pequenas pendências nascem sob a forma de e-mail e, por isso, devem continuar a ser tratadas como tal. Podes escrever “responder aos e-mails da Laura” na tua to-do list, mas vais perder o contexto e a tarefa vai parecer um monstro desnecessário na tua cabeça.
O que é realmente uma tarefa?
Esta pode ser uma visão pessoal (e talvez limitada) da situação, mas vamos ser honestos: grande parte das tarefas diárias gira em torno de e-mails. Tens de responder a alguém, enviar aquela proposta importante ou tirar um tempo para pensar num assunto pendente. No fundo, tudo se resume a gestão de correio eletrónico. Pessoalmente, sou adepto da mentalidade inbox zero. Vejo muitas vezes a mensagem “Não há correio novo” na minha conta, porque tenho o hábito de agendar e adiar (snooze) mensagens. Mas isso exige algum planeamento e capacidade de antecipação.
Se te revês nesta forma de trabalhar, ou se simplesmente procuras gerir melhor a tua caixa de entrada, abraçar o Google Tasks pode ser a solução. Para começar, na versão web do Gmail, procura uma pequena seta no canto inferior direito do ecrã para expandir o painel lateral. Aí, seleciona a terceira opção a contar de cima: o Tasks. Irá surgir um novo painel, possivelmente com tarefas antigas que ficaram esquecidas. Verifica tudo e apaga o que já não interessa; a limpeza é essencial para o foco.
Transformar e-mails em tarefas
Existem duas formas simples de adicionar e-mails à tua lista de tarefas. No computador (web), podes simplesmente arrastar uma mensagem ou conversa diretamente para o painel do Tasks. Podes editar logo o título da tarefa, se quiseres. A grande vantagem deste sistema é que o e-mail original fica “agarrado” à tarefa criada. Por baixo do título, verás um link com o assunto do e-mail, que te permite abri-lo instantaneamente. Assim, nunca perdes o contexto. Já na aplicação Gmail para telemóvel, podes fazer o mesmo tocando nos três pontinhos no canto superior direito do e-mail e selecionando a opção para adicionar ao Tasks.
Podes pensar que isto não é muito diferente de outras aplicações de produtividade, onde também podes criar títulos e adicionar notas. No entanto, essas apps externas não têm esta integração nativa e fluida da Google. Aqui, o esforço é mínimo. Podes gerir o correio e as tuas obrigações na mesma janela ou aplicação, sem teres de andar a saltar entre programas ou a copiar informação manualmente. Tens tudo centralizado num único sítio. Bastante prático, não achas?
É disto que precisas?
Claro que, para isto funcionar, tens de usar ativamente o Google Tasks. Se ainda não o fazes, talvez tenhas de transferir algumas pendências de outras apps, mas é um processo que só custa a primeira vez. Se já vives dentro do Gmail e tens dificuldade em processar o fluxo de mensagens, esta integração pode ser a peça que faltava no teu puzzle de produtividade. Podes continuar a adiar e-mails para ler mais tarde, se preferires, mas se procuras um centro de comando único para o teu dia a dia, vale muito a pena explorar a fundo estas funcionalidades.
