O Gmail é, há anos, um dos serviços de e-mail mais populares do mundo. Milhões de pessoas usam-no diariamente para comunicar, tanto para fins pessoais como profissionais.
Mas, embora a maioria dos utilizadores conheça as suas funcionalidades básicas, existem várias funcionalidades secretas que muitos ainda desconhecem. Neste artigo, vamos desvendar sete delas e ajudar-te a tirar o máximo partido da tua experiência com o Gmail.
1. Agendar e-mails
Já alguma vez escreveste um e-mail que só querias enviar mais tarde? Com o Gmail, podes agendar o envio para uma data e hora específicas.
Esta funcionalidade é perfeita para quando estás a trabalhar num projeto e queres agendar um lembrete, ou simplesmente para garantir que a tua mensagem chega na altura mais eficaz.
Para o fazeres, basta escreveres a tua mensagem como habitualmente, clicar nos três pontos junto ao botão de envio e selecionar Agendar envio. A partir daí, podes escolher exatamente quando o e-mail deve ser enviado.
2. Adiar e-mails (Snooze)
Se recebes e-mails que não podes tratar de imediato, a função de adiar (“snooze”) do Gmail é a tua melhor aliada. Permite-te remover temporariamente um e-mail da tua caixa de entrada e fazer com que apareça novamente mais tarde, como um lembrete.
Quando tiveres um e-mail aberto, toca nos três pontos no canto superior direito e escolhe Adiar. Depois, seleciona a data e hora em que queres que a mensagem regresse à tua caixa de entrada.
Todos os e-mails adiados ficam guardados na secção Adiados, no menu lateral, para que os possas consultar a qualquer momento.
3. Usar as respostas inteligentes
Se estás muitas vezes em movimento e precisas de responder rapidamente a e-mails, as respostas inteligentes (Smart Compose) do Gmail podem ser uma grande ajuda. A funcionalidade utiliza inteligência artificial para sugerir respostas curtas e contextuais, com base no conteúdo da mensagem que recebeste.
Estas sugestões aparecem na parte inferior do e-mail e podem ser enviadas com um único toque. Assim, poupas tempo e esforço a escrever respostas que exigem apenas uma confirmação rápida.
Nota: o Smart Compose está disponível em português, inglês, francês, italiano e espanhol.
4. Usar etiquetas e filtros
O Gmail oferece um sistema poderoso de etiquetas e filtros para te ajudar a organizar a caixa de entrada e a gerir e-mails automaticamente. As etiquetas funcionam como pastas virtuais onde podes arquivar mensagens, enquanto os filtros são regras que crias para que o Gmail execute ações automáticas.
Com os filtros, podes, por exemplo, marcar, arquivar, eliminar ou reencaminhar automaticamente certos e-mails para etiquetas específicas. Usar estas duas ferramentas em conjunto é a chave para manteres a tua caixa de entrada limpa e encontrares facilmente mensagens importantes.
É importante saber que só podes criar etiquetas e filtros na versão para computador (PC) do Gmail. Para criar uma etiqueta, clica em Mais no menu do lado esquerdo e, de seguida, em Criar nova etiqueta.
Para criar um filtro, abre um e-mail específico, clica nos três pontos e seleciona Filtrar mensagens como esta. Depois, define os teus critérios e clica em Criar filtro.
5. Eliminar e-mails indesejados automaticamente
Estás farto daquela avalanche interminável de e-mails de publicidade na tua caixa de entrada? O Gmail tem uma funcionalidade que te permite eliminar automaticamente estas mensagens, sem que tenhas de as marcar ou apagar manualmente.
Para isso, acede às definições do Gmail no teu computador e clica no separador Filtros e endereços bloqueados. Clica em Criar um novo filtro e introduz os critérios dos e-mails que queres eliminar, como o endereço de um remetente específico ou certas palavras-chave.
De seguida, clica em Criar filtro, seleciona a opção Eliminar e guarda. A partir desse momento, todos os e-mails que correspondam a esses critérios serão automaticamente eliminados, sem sequer chegarem a incomodar-te.
6. Modo confidencial
Se precisas de partilhar informação sensível por e-mail, o modo confidencial do Gmail é uma ferramenta essencial para garantir a privacidade e a segurança das tuas mensagens.
Este modo impede que os destinatários possam reencaminhar, copiar, descarregar ou imprimir o conteúdo da mensagem. Além disso, podes definir uma data de validade para o e-mail, fazendo com que seja automaticamente eliminado da caixa de entrada do destinatário após esse período.
Para ativar o modo confidencial, basta clicares no ícone do cadeado com um relógio quando estiveres a escrever um novo e-mail.
7. Usar atalhos de teclado no Gmail
Queres ser mais rápido e eficiente a usar o Gmail no computador? A resposta está nos atalhos de teclado. O Gmail tem dezenas de atalhos que te permitem executar tarefas comuns em segundos.
Para descobrires a lista completa, basta pressionares a tecla ? (ponto de interrogação) enquanto tens o Gmail aberto. Vais encontrar atalhos para arquivar, eliminar, marcar como lido, responder e muito mais.
Ao habituares-te a usar estes atalhos, vais poupar imenso tempo e navegar pela tua caixa de entrada como um verdadeiro profissional.
E pronto, aqui tens: sete funcionalidades do Gmail que talvez não conhecesses, mas que podem transformar a tua forma de gerir o e-mail. Desde agendar envios a criar filtros automáticos, estas ferramentas foram desenhadas para te poupar tempo e manter a tua caixa de entrada organizada.
Agora, o desafio é teu. Experimenta estas dicas, integra-as na tua rotina e descobre como a tua experiência com o Gmail pode tornar-se muito mais simples e eficiente.
