Como criar uma boa assinatura no Gmail

Ainda escreves “Com os melhores cumprimentos”, o teu nome e o teu cargo no final de cada e-mail? Se comunicas a partir de diferentes contextos, até faz sentido. No entanto, em qualquer outra situação, ter uma assinatura que surge automaticamente dá imenso jeito. Neste artigo, explicamos não só como podes configurar uma assinatura no Gmail, mas também como criar uma que seja realmente útil para quem a lê.

Como configurar a tua assinatura

Vamos começar pela parte técnica e ver como podes configurar a assinatura no Gmail. O processo é muito mais fácil se usares um PC ou um portátil. Segue estes passos:

1. Acede a Gmail.com e inicia a tua sessão.
2. Clica no ícone da engrenagem.
3. Seleciona a opção “Ver todas as definições”.
4. No separador “Geral”, faz scroll até ao fundo da página.
5. Procura pela secção chamada “Assinatura”.
6. Repara que não podes escrever diretamente na caixa de texto. Tens de clicar no botão “Criar nova” para avançar. Se ainda não tiveres nenhuma assinatura configurada, esta será mesmo a tua única opção.
7. Escolhe um nome para a tua nova assinatura. Este nome serve apenas para tua referência, para que a possas identificar rapidamente. Podes usar algo como “Profissional” ou o nome da tua empresa.
8. Do lado esquerdo verás o nome que escolheste e, à direita, podes finalmente escrever o conteúdo da assinatura. Aqui podes adicionar links e inserir imagens, como o logótipo da tua empresa. Também podes alterar o tamanho do texto, dar-lhe cor e escolher o tipo de letra. Ou seja, tens bastante margem para dar largas à criatividade.
9. Quando terminares, não te esqueças de descer até ao final da página e clicar no botão “Guardar alterações”. Dito isto, antes de saíres, vale a pena espreitar as predefinições de assinatura que estão logo abaixo da caixa de edição. Aí podes definir se queres que a assinatura apareça em todos os novos e-mails, nas respostas, ou em ambos.

Agora que a parte técnica está resolvida, importa garantir que crias uma assinatura que seja realmente boa. A regra de ouro é mantê-la curta. Tenta não usar mais de quatro linhas. Caso contrário, corres o risco de a tua assinatura acabar por ser maior do que a própria mensagem.

Outra dica inteligente é não incluíres todos os teus contactos, mas apenas os essenciais. Escolhe os canais pelos quais preferes ser abordado. É ótimo teres uma conta no X, mas se nunca respondes quando alguém te contacta por lá, o melhor é deixá-la de fora.

Verifica como fica no telemóvel

Tem também algum cuidado com o uso de cores, pois podem tornar o texto confuso ou dar um ar pouco profissional. O mesmo princípio aplica-se aos tipos de letra: não uses mais do que dois diferentes.

De forma geral, uma boa estrutura começa com uma saudação ou com o teu nome, seguida do teu cargo e, por exemplo, de um link para o teu site. Por fim, verifica sempre como a assinatura aparece no ecrã de um smartphone. Pelo sim, pelo não, faz um teste rápido e envia um e-mail para ti próprio antes de começares a usá-la a sério.